On entend souvent parler de productivité ces derniers temps. C’est un mot et concept à la mode. Mais au fait, qu’est-ce que la productivité et en quoi est-il bénéfique d’être productif ?
Pour faire simple, la productivité c’est le rapport entre une tâche effectuée (extraction de ressources, fabrication d’un équipement, etc.) et le temps qu’il a fallu pour l’effectuer. Donc plus on réalise une tâche rapidement, plus on est productif.
Mais à quoi cela sert-il d’être productif me direz-vous? Pour un chef d’entreprise c’est assez clair: plus ses équipes sont productives, plus le taux de leur rémunération sera bas, et plus l’entreprise fera du profit. Mais en tant que salarié, ou indépendant, être productif apporte également de nombreux bénéfices:
- Auto-satisfaction / promotion / augmentation de salaire
- Quitter son travail plus tôt ou profiter du temps libre pour se former sur d’autres compétences
- Achever plus de projets sur un temps donné et donc générer plus de profits
Je vais maintenant vous donner quelques conseils que j’applique moi-même et que j’ai donc éprouvés. J’ai puisé certains d’entre eux dans le célèbre livre de Tim Ferris, La semaine de 4 heures.
Arriver tôt… ou partir tard
Perso je préfère la première option. J’arrive au bureau entre 8h et 8h30. Ce qui me laisse plus d’une heure pendant lesquels je peux bosser tranquillement car les collègues arrivent généralement vers 9h-9h30. Pas de bavardage donc, pas de pause café, c’est le moment de la journée que je préfère et pendant lequel je peux effectuer mes tâches de fond. Surtout qu’en général, il n’y a pas de réunion pendant ce créneau.
Pour les lève-tard, il reste la deuxième option: arriver plus tard au bureau mais partir également plus tard. En effet, les locaux se vident à partir de 18h, vous pourrez vous concentrer et être plus productif pendant l’heure qui suit.
Maintenir sa TODO List (Lisez Tout Doux Liste ;-))
Conseil assez basique, mais avoir sa liste de tâches à jour est primordial quand on travaille. Lorsqu’on arrive le matin, on doit être opérationnel rapidement et ne pas perdre un quart d’heure à se demander ce qu’on a à faire. En commençant la journée on identifie ce qu’on doit effectuer et on planifie en conséquence. On ne dévie pas d’un iota de notre plan, sauf urgence extrême. Et en fin de journée, on met à jour notre liste en barrant ce qu’on a accompli et en ajoutant les nouvelles tâches si nécessaire.
On tire plusieurs bénéfices à tenir une “To Do List”: meilleure planification de nos journées, satisfaction lorsqu’on barre ce qui a été traité, aération de notre esprit en extériorisant nos tâches. Cela permet effectivement de ne pas s’encombrer le cerveau avec tout ce que l’on doit accomplir. Et tous ces bénéfices vont agir positivement sur notre productivité.
Ne pas trop travailler non plus !
Plusieurs études ont montré que l’être humain ne peut pas rester concentré plusieurs heures d’affilée. Ne vous torturez pas l’esprit à vouloir terminer un travail sans pause. Ça ne fera pas de vous un surhomme (ou une superwoman), vous aurez juste été moins productif.
Il est donc recommandé de faire des pauses régulières. Je vous conseille d’appliquer la méthode Pomodoro, vous travaillez 50 minutes et puis vous prenez une pause de 5-10 minutes. Pendant cette pause, je ne saurais trop vous conseiller de ne pas aller sur vos réseaux sociaux. Non, coupez réellement, bougez, marchez, faites quelques étirements si besoin.
Activer le mode autiste
Si votre métier ne demande pas trop d’interactions humaines, ou si vous avez certaines tâches à accomplir qui demandent d’être 100% focus, je vous conseille de mettre un casque sur les oreilles pour écouter des bruits blancs. Le bruit blanc est un type de son qui contient toutes les fréquences audibles par l’oreille humaine, réparties de manière égale. Il a un effet relaxant sur le cerveau et permet de rester focus.
Lorsque j’étais jeune ingénieur et que j’avais beaucoup de notes de calcul et de rapports à rédiger, j’utilisais l’application White Noise sur iOS. Vous pouvez choisir différents bruits comme la pluie, le vent…
Pas de RS !
Dois-je vraiment m’attarder sur ce point? Je ne suis pas anti-réseaux sociaux. Comme tout, il y a du bon et (surtout) du mauvais. Cependant si vous souhaitez être productif, ne touchez pas à votre téléphone et coupez toutes les notifications venant des réseaux sociaux ou même d’autres applications d’actualités, ou autres.
Il faut savoir que le cerveau met quelques minutes à s’activer réellement sur un travail quand on s’y met. Donc, à chaque fois qu’on va s’arrêter en plein milieu d’une session pour consulter son téléphone, on casse notre dynamique, on perd des minutes précieuses pour que notre cerveau se remette en selle, et de ce fait, être moins productif.
Fermer sa boîte mail !
Le conseil sur les RS et le smartphone en général vaut également pour la boîte mail pro. Sauf que je vais y apporter quelques nuances, car contrairement à un short sur YouTube, les mails pro sont (parfois) important.
Ne consultez votre boite mail que deux à trois fois par jour. Un quart d’heure avant le déjeuner, et un quart d’heure le soir avant de quitter le boulot. Le reste du temps, fermez-là et coupez les notifications. Les raisons sont les mêmes que pour les RS, consulter trop souvent sa boîte mail empiète sur la productivité car elle nous distrait et nous coupe dans notre élan quand on est concentré sur un travail.
Je conseille de ne pas la consulter le matin en commençant sa journée, car on serait tenter de vouloir répondre aux emails, ce qui nous retardera pour commencer les tâches importantes.
Par ailleurs, la majorité des emails ne nous concernent pas vraiment. Souvent on est juste en copie, parfois inutilement.
Une petite astuce que je vous donne: je crois que j’avais l’avait empruntée à un PDG d’une boite du CAC 40. À chaque retour de vacances, on se retrouve souvent avec une boîte de réception pleine, jusqu’à 1000 messages après trois semaines de congés. Et bien je sélectionne tous les messages jusqu’à deux jours avant mon retour, et je les marque en “lus”. Il ne me reste donc qu’environ 100 emails à traiter, soit 10x moins. N’ayez pas peur d’avoir louper une chose importante en agissant ainsi. En effet, si vous ratez un message essentiel, on ne manquera pas de vous envoyer un rappel ou de vous contacter directement.
Dire non
Plus facile à dire qu’à faire n’est-ce pas? Cependant, il est primordial, dans le monde professionnel de savoir dire “non”. Certains collègues peuvent vous demander une chose qu’ils pourraient faire eux-mêmes ou qui sort de votre champ d’actions. Un client peut vous faire perdre votre temps avec des réclamations extravagantes. Même votre boss peut vous demander d’accomplir un travail inutile.
Il faut savoir appliquer la loi de Pareto: 20% de nos actions génèrent 80% des résultats. Concentrez-vous donc sur les choses importantes, qui apportent de la plus-value, et délaissez le reste.
Il en va de même pour les réunions. Je suis maintenant manager et mon agenda en est rempli. Je pourrais ne pas assister à 80% d’entre elles que cela n’impacterait en rien mon efficacité et ma productivité. Par conséquent, il ne faut pas hésiter à refuser des réunions. Certains sujets peuvent se régler autour d’un café ou avec un coup de téléphone. On n’est pas nécessairement obligés de s’enfermer une heure dans une salle.
Conclusion
Appliquez ces conseils et vous verrez votre productivité augmenter. Vous gagnerez facilement une à deux heures par semaine que vous pourrez utiliser pour faire du sport, voir des amis, passer du temps en famille, ou autre.